Een factuur scannen is geen elektronische facturatie.
Met de komst van de e-facturatiehervorming denken veel bedrijven ten onrechte dat het scannen van een papieren factuur of het aanmaken van een PDF en deze per e-mail versturen, volstaat om wettelijk in orde te zijn. Dat is echter helemaal niet het geval. E-facturatie vereist specifieke regels die veel verder gaan dan enkel het digitaliseren van een document.
🧐 Het echte verschil tussen een gescande factuur en e-facturatie
Een gescande factuur of een PDF lijkt misschien handig om een papieren document te digitaliseren, maar dit voldoet niet aan de wettelijke eisen.
PDF-factuur:
- Een PDF is een afbeelding van het originele document en is niet gestructureerd voor automatische verwerking door boekhoud- of fiscale systemen.
- Het is een communicatiemiddel, geen onderdeel van een geautomatiseerd dataproces.
E-facturatie:
- Moet een gestructureerd formaat volgen, zoals Factur-X of UBL, zodat software en belastingdiensten de gegevens automatisch kunnen verwerken.
- Moet verzonden worden via een erkend en beveiligd platform.
- Moet worden gearchiveerd in een wettelijk conform formaat om authenticiteit en integriteit te waarborgen.
➡️ Het is dus geen afbeelding, maar een gegevensbestand dat automatisch kan worden verwerkt, gecontroleerd en veilig opgeslagen.
⚖️ Waarom is dit belangrijk voor de wettelijke conformiteit?
Met de e-facturatiehervorming wordt wettelijke conformiteit essentieel voor alle bedrijven. Een PDF versturen helpt wel tegen papierverspilling, maar voldoet niet aan de wet.
Wat vereist de hervorming concreet?
- Gestructureerd formaat: Verplichte verzending in een formaat als Factur-X of UBL. Geen losse PDF’s meer.
- Dematerialisatieplatformen: Facturen moeten via erkende platformen verzonden worden, niet rechtstreeks tussen leverancier en klant.
- Veilige archivering: E-facturen moeten op een veilige manier worden bewaard en toegankelijk blijven gedurende de volledige bewaartermijn.
❓Verdwijnen PDF-facturen dan helemaal?
Nee. Het Factur-X formaat bestaat uit een leesbare PDF met daarin gestructureerde data geïntegreerd. Bij andere formaten (zoals UBL of CII) kan een leesbare PDF gegenereerd worden op basis van de data. Dit is standaard inbegrepen bij de service van ABCinvoice.eu.
Het verschil met ABCinvoice.eu? Je kunt een geldige Factur-X genereren vanuit je bestaande PDF. Je hoeft dus je manier van werken niet te veranderen. Je stuurt je PDF naar ABCinvoice.eu in plaats van rechtstreeks naar je klant. De klant ontvangt vervolgens een wettelijk conforme e-factuur.
🔑 Conclusie
Een PDF per e-mail is dus niet voldoende. Het is cruciaal om het verschil te begrijpen tussen een gescand document en een echte e-factuur.
Door gebruik te maken van erkende platformen, gestructureerde formaten en veilige processen, voldoe je aan de nieuwe wetgeving en profiteer je van digitalisering: lagere kosten, automatische verwerking en betere traceerbaarheid.
De regels zijn streng, maar met de juiste begeleiding is de overstap eenvoudig en op lange termijn voordelig.
Vragen? Twijfels? ABCinvoice.eu helpt je graag op weg.