Scanner une facture, ce n’est pas de la facturation électronique
Avec l’arrivée de la réforme de la facturation électronique, beaucoup d’entreprises pensent à tort que scanner une facture papier ou créer un PDF et l’envoyer par email suffit à être en conformité. Pourtant, ce n’est pas du tout le cas. La facturation électronique impose des exigences précises, bien au-delà de la simple numérisation d’un document.
Dans cet article, nous allons clarifier la différence entre une facture PDF et la facturation électronique, expliquer pourquoi cette distinction est cruciale pour la conformité légale, et détailler ce que la réforme impose exactement aux entreprises.
🧐 La vraie différence entre scanner une facture et la facturation électronique
Scanner une facture ou la convertir en PDF peut sembler être une solution pratique pour dématérialiser une facture papier. Mais ce processus est loin de répondre aux exigences légales de la facturation électronique.
Facture PDF :
- Le PDF est une « image » du document original, et n’est pas structuré de manière à être traité automatiquement par des systèmes comptables ou fiscaux.
- Ce fichier est simplement un support de communication électronique, qui n’est pas intégré dans un processus de gestion automatique des données.
Facturation électronique :
- Une facture électronique, quant à elle, doit respecter un format structuré, comme Factur-X ou UBL, qui permet une lecture automatique des informations par des logiciels et des systèmes fiscaux.
- Elle doit être envoyée via des plateformes certifiées et sécurisées, et être archivée dans un format défini pour garantir son authenticité et son intégrité.
- Ce n’est pas simplement une image du document, mais une donnée qui peut être automatiquement intégrée, vérifiée, et conservée conformément aux exigences légales.
⚖️ Pourquoi c’est important pour la conformité ?
Avec la réforme de la facturation électronique, la conformité légale est devenue un enjeu majeur pour toutes les entreprises. Créer des factures PDF, même si cela permet de réduire l’utilisation de papier, ne vous met pas en conformité avec les exigences de la loi.
Qu’est-ce que la réforme impose ?
La réforme de la facturation électronique impose un certain nombre de règles et d’exigences strictes :
- Format structuré : La facture doit être envoyée dans un format électronique structuré (comme Factur-X ou UBL), et non sous forme de PDF ou d’image scannée.
- Plateformes de dématérialisation : Les factures doivent être transmises via des plateformes agréées, et non directement entre le fournisseur et le client.
- Archivage sécurisé : Les factures électroniques doivent être archivées de manière sécurisée, conformément aux règles fiscales. Elles doivent pouvoir être consultées à tout moment, pendant toute la durée légale de conservation.
❓Les factures PDF vont-elles disparaître ?
Non, le format de facture électronique FacturX est composé d’un PDF lisible dans lequel les données au format structurées sont intégrées. Pour les autres format (UBL et CII), un « lisible PDF » peut être généré à partir des données structurées. Cette prestation est intégrée dans le service proposé par ABCinvoice.eu.
Mais là où ABCinvoice.eu fait plus fort, c’est qu’il vous permet de générer un document Factur-X à partir d’un PDF. Autrement dit : vous n’avez rien à changer dans vos habitudes, si ce n’est que les PDF doivent être envoyés à ABCinvoice.eu au lieu du client. Ce dernier recevra bien sûr la facture électronique conforme.
🔑 Conclusion
Envoyer une facture par email sous forme de PDF n’est donc pas suffisant pour être conforme aux nouvelles règles de la facturation électronique. Il est crucial de comprendre la différence entre un simple document numérisé et une vraie facture électronique. En intégrant des plateformes certifiées, des formats structurés et des processus sécurisés, votre entreprise pourra se conformer aux nouvelles exigences légales et profiter des nombreux avantages de la digitalisation, tels que la réduction des coûts, l’automatisation et l’amélioration de la traçabilité.
La réforme impose des règles strictes, mais avec le bon accompagnement, la transition vers la facturation électronique peut être simple et bénéfique à long terme. Si vous avez des doutes ou des questions, ABCinvoice.eu est là pour vous aider à comprendre et à mettre en place cette nouvelle façon de gérer vos factures.